湖北日報訊(記者張歆、通訊員徐燕、向華杰)“網(wǎng)上注冊后,從提交申請到拿到檔案證明材料,一共只花了20分鐘,這速度真快啊!”3月底,來自中國地質(zhì)大學(武漢)江西省校友群的一條信息讓檔案館的工作人員倍感振奮。
這有賴于該校檔案館去年6月推出的“線上檔案遠程服務利用系統(tǒng)”。該系統(tǒng)可一鍵申請各類檔案服務,包括錄取名冊、成績單、學歷學位翻譯和認證結(jié)果等,并支持教職工、在校生、畢業(yè)生、用人單位、公檢法單位等多角色登錄使用。正式運行以來,通過郵件預約、遠程審查、制作掃描、發(fā)送電子檔、郵寄紙質(zhì)等工作流程,已為近千位師生、校友開具各類檔案證明材料近5000份。
據(jù)悉,該校檔案館十年前就開始進行數(shù)字化檔案館建設,學校庫存檔案基本實現(xiàn)數(shù)字化,但在“線上檔案遠程服務利用系統(tǒng)”建成前,師生的檔案服務需求通過郵箱、微信、QQ等通訊軟和工作人員溝通,若有文件翻譯需求,還要通過另外的單機軟件實現(xiàn),效率較低。
“線上檔案遠程服務利用系統(tǒng)”則集成了檔案數(shù)字化、需求溝通、文件翻譯等功能,常規(guī)檔案服務工作日當日即可辦結(jié),復雜情況延遲1至2個工作日辦結(jié)。



